KMD WorkZone CLM: Vollständiges Vertragsmanagement von der Entstehung bis zum Abschluss

Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Verkaufs- und Einkaufsverträge verwalten, kann sehr unterschiedlich sein. Einige sind bereits tief in die Automatisierung der Workflows eingestiegen, die die unterzeichneten Dokumente von Kunden und Lieferanten regeln. Andere Unternehmen verwenden hauptsächlich Tabellenkalkulationen, Outlook, den Desktop und Notizblöcke, um jeden Schritt im Lebenszyklus eines Vertrags manuell zu bearbeiten.

Unabhängig davon, wie ausgereift das Contract Lifecycle Management (CLM) ist, bietet die Einführung einer leistungsstarken Digitalisierungs-Engine zur Verwaltung der Vertragsunterzeichnung und -einhaltung zahlreiche wirtschaftliche Vorteile.

Effektives und ressourcenschonendes Vertragsmanagement

KMD WorkZone CLM ist ein Werkzeug, das auf den Digitalisierungsprinzipien von KMD WorkZone aufbaut und diese nutzt, um das Vertragsmanagement des Unternehmens zu optimieren und zu rationalisieren.

KMD WorkZone CLM bietet mehrere geschäftliche Vorteile:

• Struktur und Kontrolle. Das Unternehmen verfügt über ein einziges Werkzeug, mit dem die Erstellung aller Verträge rationalisiert wird und das sicherstellt, dass die Mitarbeiter stets mit aktuellen Dokumentversionen arbeiten. So müssen Mitarbeiter nicht mehr ihre eigenen und möglicherweise veralteten Vertragsvorlagen verwenden.

• Berichte. Dank zahlreicher Möglichkeiten zur Erstellung von Berichten mit Vertragsdaten kann das Unternehmen den Überblick über Verkaufs- und Einkaufsverträge innerhalb eines bestimmten Bereichs verbessern. Dies stärkt z. B. die Entscheidungsgrundlage bei Verhandlungen, wenn neue Verträge abgeschlossen oder bestehende verlängert werden.

• Kostenreduzierung. Wenn das Unternehmen die Verpflichtungen in einem Vertrag nicht unter Kontrolle hat und z. B. eine Frist versäumt, führt dies oft zu zusätzlichen Ausgaben, die nicht im Budget eingeplant sind. Mit einem besseren Überblick über alle Verträge und der Möglichkeit, die Verpflichtungen zu extrahieren und für jeden Vertragsmanager sichtbar zu machen, kann ein Unternehmen große Kostensenkungen erzielen.

• Compliance, Sicherheit und Governance. Mit einem stärker digitalisierten Vertragsbearbeitungsprozess können Unternehmen ihre Strukturen für Compliance, Sicherheit und Governance stärken, u. a. durch die Verwaltung von Rollen und Zugriffsrechten.

• WorkZone CLM ist sowohl vor Ort als On-Premise-Lösung als auch als vollständige SaaS-Lösung mit EU-Rechenzentrum verfügbar.

Mit der Expertise von KMD erstellt

KMD verfügt über umfangreiches Wissen im Bereich der Dokumentenverarbeitung, der Kennzeichnung von Metadaten und Lösungen, die eine effektive Prozessunterstützung bieten. All dieses Wissen ist in KMD WorkZone CLM eingeflossen und ermöglicht es Unternehmen, die Bestandteile eines Vertrags in Suchkriterien wie Zahlung, Forderungen, Verpflichtungen, Termine, Fristen, Mahnungen, Verfall, Preise, Kennzahlen, Rabatte, Anhänge, Korrespondenz, Sitzungsprotokolle, Adressen, Kontakte, Anzahl der Verträge pro Kunde/Lieferant, Vertriebsteam, Steuerungsgruppe und vieles mehr auf jeden einzelnen Vertrag herunterzubrechen.

KMD WorkZone CLM kann den Digitalisierungsprozess von Verträgen auf dem gesamten Weg vom entferntesten Vertriebsbereich im CRM-System bis hin zur Erstellung eines Vertrags und der Verwaltung von Verpflichtungen auf dem Weg dorthin unterstützen. Insbesondere die Verwaltung von Vertragsverpflichtungen ist ein wichtiger Schwerpunkt von CLM. In einigen Unternehmen kommt es vor, dass nach dem Abschluss eines Vertrags die Lieferungen dieses Vertrags vom Radar verschwinden. Die mangelnde Aufmerksamkeit für Details in einem Vertrag kann sich negativ auf die Zusammenarbeit auswirken, die Lieferqualität beeinträchtigen und hohe Kosten verursachen, wenn wichtige Teile der Vertragsbeziehung übersehen oder vergessen werden. Mit KMD WorkZone CLM können Sie nicht nur die Erstellung, sondern auch die Verwaltung eines Vertrags mit einer klaren Angabe von Aufgabenverantwortung, SLAs, Fristen, Feinübersicht usw. verwalten.

Wie der Rest der KMD WorkZone Plattform kann auch das CLM-Tool nach flexiblen Prinzipien konfiguriert werden, so dass Unternehmen die Vertragsunterstützung so modellieren können, wie es ihnen am besten passt. Sie können z. B. Metadaten, Felder oder Werte hinzufügen oder Ihr eigenes personalisiertes Dashboard erstellen und so ein Tool schaffen, das die spezifischen geschäftlichen Anforderungen des Unternehmens sehr präzise zum Ausdruck bringt.