Mit einer Site-Lizenz können Universitäten das volle Potenzial von KMD WorkZone ausschöpfen

Die Universität Aalborg (AAU), die Universität Aarhus (AU) und die Universität Kopenhagen (KU) verwenden seit mehreren Jahren KMD WorkZone für die klassische Aktenverwaltung. Bis zu einem gewissen Grad war dies eine gute Lösung, allerdings war jede neue Möglichkeit, mehr Funktionalität und kommerzielle Funktionen in KMD WorkZone zu nutzen, immer mit einem Preisschild verbunden. Im Hochschulwesen wird jeder Einrichtung zu Beginn des Jahres eine bestimmte Summe Geld zugewiesen. Wenn eine Universität in der Mitte oder am Ende des Jahres eine Investition tätigen möchte und das Geld bereits ausgegeben wurde, erfordert es einen hohen Aufwand an Ressourcen, um zusätzliche Mittel zu beantragen. Diese finanzielle Hürde führte bisher dazu, dass die Universitäten nicht den gewünschten Nutzen aus KMD WorkZone ziehen konnten.
 

Die Site-Lizenz war der Schlüssel zu einer breiten Annahme

Mit dem HR-IT-Manager der AU, Carsten Bæhrenz, als Vorreiter begannen die drei Universitäten eine Zusammenarbeit mit KMD und ließen KMD WorkZone Site-Lizenz für die Software erstellen. Kurz gesagt bedeutet dies, dass alle Mitarbeiter der Universitäten nun Zugang zu der Plattform haben. Und genau diese Veränderung hat nicht nur die Annahme von KMD WorkZone, sondern auch die Wertschöpfung erheblich verbessert.
 
„Zuvor war die Nutzung von KMD WorkZone auf die obligatorische Aktenverwaltung beschränkt. Aber in den letzten Jahren haben wir gesehen, dass die Plattform für viel mehr genutzt werden kann. Zum Beispiel für die Speicherung von wichtigen Dokumenten. Nicht, weil wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, sondern weil wir darin einen Vorteil sehen. Beispiele hierfür sind Strategien, Aktionspläne und Managemententscheidungen. Hier profitieren wir von der Verwendung von KMD WorkZone anstelle von Dateifreigaben und E-Mail-Konten profitieren. Der Einsatz von KMD WorkZone ist auch bei der Bearbeitung von Auskunftsersuchen von Vorteil, da alle unsere Informationen an einem Ort gesammelt sind“, erklärt Carsten Bæhrenz.
Carsten Bæhrenz.

Die Prozess-Engine unterstützt und automatisiert

Der funktionale Eckpfeiler bei der Einführung von KMD WorkZone in allen Fakultäten und Abteilungen der AU ist die Prozess-Engine der Plattform.
 
„Nehmen wir den Einstellungsprozess als Beispiel. Früher war dieser Prozess sehr manuell. Jeder wusste, was zu tun war, aber man musste sich jedes Mal daran erinnern und sicherstellen, dass es auf die gleiche Weise gemacht wurde. Heute wird bei der Entscheidung, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, automatisch ein Einstellungsdatensatz in KMD WorkZone angelegt, der mehrere Schritte umfasst, die in einer bestimmten Reihenfolge und auf eine bestimmte Art und Weise abgewickelt werden müssen“, sagt Carsten Bæhrenz und erklärt, dass die AU KMD WorkZone zur Unterstützung ähnlicher Prozesse beispielsweise in den Bereichen Personal, Finanzen, Studiengangsverwaltung und Forschung einsetzt.
 
Die meisten Prozesse können in KMD WorkZone von den Superusern der Universität Aarhus selbst konfiguriert werden. Und je mehr sie über die Plattform wissen, desto mehr neue Anwendungsbereiche werden sie finden. Sie planen zum Beispiel, KMD WorkZone für eine noch tiefere Prozessunterstützung zu nutzen. Dabei handelt es sich nicht nur um Checklisten, die den Benutzer durch einen Prozess leiten, sondern um Arbeitsabläufe, die auch Genehmigungsprozesse des Managements, die Handhabung von Fristen und die Hinzufügung bestimmter festgelegter Regeln umfassen.
 

Große finanzielle Vorhersehbarkeit

Wenn die AU heute Prozessunterstützung in einem neuen Bereich einführen oder einen bestehenden optimieren möchte, fragen sie zunächst, ob KMD WorkZone diese Aufgabe übernehmen kann. Und die Antwort lautet in den meisten Fällen: Ja. Das bedeutet, dass die Universität nicht mehr in neue, wartungsintensive Subsysteme investieren muss – und dass sie alte Systeme abschaffen kann. Darüber hinaus betont Carsten Bæhrenz, dass die AU mit der Site-Lizenz einen viel besseren Überblick über die jährlichen Kosten im Zusammenhang mit KMD WorkZone hat.
 
„Zu Beginn eines Jahres kann ich unserer Finanzabteilung sagen, dass ich ziemlich genau weiß, wie hoch die Kosten für KMD WorkZone sein werden. Ich muss nicht darüber spekulieren, wie viele neue Benutzer wir der Lösung hinzufügen werden, wie viele Module wir einsetzen wollen oder wie hoch die zusätzliche Rechnung sein wird, die am Ende des Jahres auf unserem Schreibtisch landet. Die Arbeit mit dieser Art von Vorhersehbarkeit ist für alle eine Freude.“

Offenheit, enger Dialog und Entwicklung

Durch die Freigabe der Benutzer und Funktionen ist KMD WorkZone zu einem zentralen Digitalisierungstool bei der AU geworden. Die Flexibilität, eigene Geschäftsprozesse zu modellieren, hat die digitale Transformation beschleunigt und dafür gesorgt, dass die Universität heute komplexe Verwaltungsaufgaben effizienter, sicherer und in höherer Qualität erledigen kann. Die Site-Lizenz hat den Weg geebnet, aber hinter dieser Vereinbarung steht auch eine engere Zusammenarbeit mit KMD.
„KMD hat sich von einem einfachen Systemanbieter zu unserem strategischen Resonanzkörper entwickelt. KMD informiert uns offen über neue Initiativen und Technologien in KMD WorkZone und lässt uns an der Roadmap der Plattform teilhaben. Und wir antworten mit dem gleichen Maß an Offenheit und teilen unsere Ziele und Wünsche. Dieser gemeinsame Ansatz macht einen großen Unterschied in der Arbeitsbeziehung aus und ermöglicht uns einen größeren Output“, schließt Carsten Bæhrenz.