Serviceforbundet spart Geld und genießt einen einfacheren Upgrade-Prozess mit der Cloud-Version von KMD WorkZone

Wie viele andere Organisationen ist auch die Gewerkschaft Serviceforbundet dabei, mehrere ihrer Kernsysteme in die Cloud zu verlagern. Die jüngste Lösung in der IT-Landschaft von Serviceforbundet, mit der die Umwandlung von einem traditionellen Rechenzentrum in ein Hyper-Cloud-Rechenzentrum abgeschlossen wird, ist KMD WorkZone, das Serviceforbundet als Informationssystem für die Verwaltung der Mitgliederdaten nutzt.
 
KMD WorkZone wurde bisher im KMD Rechenzentrum in Ballerup, Dänemark, gehostet. Es war also nicht die Aussicht auf weniger manuelle Betriebsaufgaben, die Serviceforbundet dazu veranlasste, zu einer Cloud-Version von KMD WorkZone zu wechseln – denn die gab es nicht. Vielmehr war die Aussicht auf einen reibungsloseren Upgrade-Prozess und eine größere finanzielle Planbarkeit die treibende Kraft hinter dem Wechsel, erklärt Anders Damgaard Nielsen, IT-Manager bei Serviceforbundet.
 
„Früher, als wir KMD WorkZone auf eine neuere Version aktualisierten, brauchten wir ein halbes Jahr Planung vor dem eigentlichen Upgrade, mehrere Treffen mit KMD und ein ganzes Wochenende, um das Upgrade durchzuführen und das System zu testen. Es war ein langer, mühsamer und teurer Prozess, denn wir haben für die Beratungsstunden bezahlt, die für den Upgrade-Prozess erforderlich waren“, sagt er.
 

KMD WorkZone-as-a-Service

Heute wird KMD WorkZone an Serviceforbundet als Software-as-a-Service (SaaS) geliefert. Das bedeutet, dass Serviceforbundet jedes Quartal automatisch auf die neuste Version aktualisiert wird, und das Upgrade selbst ist in ein paar Stunden und an einem Nachmittag eines Werktages abgeschlossen.
 
„Wenn das Upgrade abgeschlossen ist, müssen wir auch nicht mehr so viel Zeit mit dem Testen verbringen. Nach einer Stunde ist alles abgeschlossen“, sagt Anders Damgaard Nielsen und erklärt, dass die Zeitersparnis in jedem Teilprozess eines System-Upgrades im IT-Budget sichtbar und spürbar ist.
 
„Der vereinfachte Upgrade-Prozess gibt uns eine Vorhersehbarkeit in unseren Finanzen, die nicht nur ich, sondern sicherlich auch unser CFO schätzt. Wir kennen die genauen monatlichen Kosten für unser Cloud-Modell. Zuvor konnten die Ausgaben für KMD WorkZone steigen und fallen, wenn etwas geändert oder repariert wurde. Die finanzielle Vorhersehbarkeit ist auch ein Aspekt, den der Rest des Unternehmens zu schätzen weiß, da es keine plötzlichen Überraschungen im IT-Budget gibt.“
 

Kontinuierliche Systemverbesserungen

Neben einer stabileren Finanzlage und einem reibungsloseren Upgrade-Prozess hebt Anders Damgaard Nielsen die kontinuierlichen Softwareverbesserungen des Cloud-Modells als klaren Vorteil gegenüber dem traditionellen Liefermodell hervor.
 
„Das bedeutet, dass wir immer auf die neueste Version aktualisiert werden. Das kennen wir zum Beispiel von der Office-Suite. Funktionsverbesserungen werden kontinuierlich an die Benutzer weitergegeben, so dass sie den vollen Nutzen aus der Lösung ziehen können“, sagt er.
 
„Wir haben die Cloud-Version von KMD WorkZone jetzt seit einem Monat im Einsatz, und Benutzer haben eigentlich keine größeren Veränderungen in ihrem Arbeitsalltag gespürt. Ich sehe das als positiv an. Es zeigt, dass für die Umstellung auf die Cloud-Version von KMD WorkZone keine zusätzliche oder besondere Schulung erforderlich ist. Es funktioniert einfach.“
 

Vollständige Sicherheit in der Cloud

Bevor sich Serviceforbundet entschied, seine KMD WorkZone Lösung in die Cloud zu migrieren, überlegten sie, ob die Umstellung sicher sein würde und ob sie ihre Daten bei Bedarf wiederherstellen könnten.
„Wir haben diese Bedenken bei KMD geäußert, aber sie hatten gute Antworten auf alle unsere Fragen. Wir wissen, dass sie einen sicheren Tunnel zu unseren Daten geschaffen haben, und wir wissen, dass unsere Daten in einem Datenzentrum in Amsterdam vollständig geschützt sind. Wir sind also völlig zuversichtlich“, sagt Anders Damgaard Nielsen.
 
Vor der Migration war sich Serviceforbundet nicht sicher, wie lange die Umstellung von ihrer traditionellen Lösung auf die Cloud-basierte Lösung dauern würde. Aber es stellte sich heraus, dass sie an einem Wochenende erledigt war – danach konnten die Nutzer weiterarbeiten.
 
„Alles in allem hatten wir eine großartige Zusammenarbeit mit KMD. Der solide Prozess in Verbindung mit der Erwartung einer zunehmend stabilen Plattform und langfristiger finanzieller Vorteile stimmen uns sehr optimistisch für die künftige Nutzung von KMD WorkZone“, so Anders Damgaard Nielsen abschließend.
 

Über Serviceforbundet

Serviceforbundet ist eine im Jahr 1911 gegründete Gewerkschaft. Serviceforbundet vereinigt mehrere Berufsgruppen aus dem Dienstleistungssektor, darunter Bankangestellte, Molkereifachleute, Uhrmacher und Optiker. Serviceforbundet führte zuvor die Arbeitslosenversicherungskasse Funktionærernes und Servicefagenes. Am 1. Januar 2017 fusionierte die Kasse mit der Min A-kasse, mit der Serviceforbundet heute zusammenarbeitet.