Die Dänische Verteidigung erstellt digitales Antragsformular mit KMD WorkZone

Im Jahr 2019 klopfte es an der Tür des Prozessanalysten Thomas Sunrise Nissen, der beim Material- und Beschaffungsamt des dänischen Verteidigungsministeriums mit Digitalisierung arbeitet. Das Klopfen kam von Morten Crone Juster, der Marinekapitän im Personalausschuss des Verteidigungsministeriums ist und für die Administration und Verwaltung von Wehrpflichtigen verantwortlich ist. Ein paar Jahre zuvor hatte Morten Crone Juster gesehen, wie eine neue digitale Lösung den ansonsten umständlichen Bewerbungsprozess für den dänischen „Verteidigungstag“ (dt. Musterung) viel einfacher gemacht hatte. Nun wollte er dasselbe mit dem Bewerbungsprozess für den Wehrdienst machen.

"Wir müssen ehrlich sein und sagen, dass die Beantragung der Wehrpflicht ein altmodischer und ziemlich umständlicher Prozess für die Bürger war. Sie mussten ein Formular ausdrucken, obwohl die überwiegende Mehrheit der jungen Menschen heute keinen Drucker hat. Sie mussten das Formular unterschreiben, es mit ihrer Sozialversicherungsnummer ausfüllen und hochladen. Sie mussten uns ein Bild per E-Mail schicken, was schwierig sein konnte, wenn das Bild zu groß war... Auf dem Weg dorthin könnten viele Herausforderungen entstehen", sagt Morten Crone Juster und erklärt, dass der ganze Prozess fast schon komisch wäre, wenn keine Ernsthaftigkeit dahinter stünde.

"Wenn es zu schwierig ist, eine Zulassung zu beantragen, riskieren wir, Wehrpflichtige zu verlieren, und das wollen wir nicht. Obwohl wir gesetzlich Zwangsrekrutierungen erteilen können, bevorzugen wir Freiwillige. Denn es wird auch eine Zeit nach dem Militärdienst geben, in der wir für unsere verschiedenen Ausbildungen rekrutieren möchten. Wenn wir mit anderen Jugendangeboten konkurrieren wollen, erfordert das unter anderem, dass wir als modernes Unternehmen auftreten. Wir wissen, dass wir den Ruf haben, in den Streitkräften etwas staubig zu sein. Wir müssen diese Reputation nicht gerade bereits im Bewerbungsprozess bestätigen. Daher bedeutet es uns etwas, dass wir heute den Bürgern einen digitalen Service anbieten können, der es einfach und schnell macht, sich für den Militärdienst zu bewerben."

Einfache und schnelle Konfiguration

Heute können Bürger in borger.dk (das dänische Bürgerportal) gehen und ihren Antrag auf Wehrpflicht über ein Webformular einreichen. Das Webformular basiert auf KMD WorkZone Interact, einer Komponente der KMD WorkZone-Plattform. Die große Stärke von KMD WorkZone Interact besteht darin, dass wir die Systemunterstützung, die wir benötigen, selbst aufbauen können. Das sagt Thomas Sunrise Nissen, der bisher interner Projektleiter der Streitkräfte war." Unser neues Webformular wird ausschließlich mit Drag-and-Drop-Funktionalität in KMD WorkZone Interact entwickelt. Die Erstellung des ersten Entwurfs ist unglaublich schnell. An einem Tag konnten wir vier oder fünf Seiten machen. Und Sie müssen kein IT-Entwickler sein, um ein Webformular zu erstellen. Alles ist sehr einfach. Was Zeit braucht, ist, die richtigen Überprüfungen einzugeben, also stellen wir sicher, dass es die richtigen Daten sind, die wir erhalten, dass es die richtigen Datentypen sind, dass die Verbindung verschlüsselt ist und so weiter."

Aufbau einer Lerngemeinschaft

Für Thomas Sunrise Nissen ist das Projekt ein gutes Beispiel für eine gut abgestimmte Zusammenarbeit zwischen Kunde und Lieferant." Wir haben an einigen Einführungsworkshops teilgenommen und haben noch laufenden Sparringsunterricht mit unserem Team bei KMD. Aber der Entwicklungsprozess selbst hat in erster Linie so ablaufen, dass wir uns einfach hineingeworfen und uns daran versucht haben.

Wenn wir auf einen Knoten gestoßen sind, haben wir KMD kontaktiert, und dann haben sie uns schnell geholfen, weiterzumachen. Es war eine Lerngemeinschaft, und diese Art von Kollaborationsmodell hat hervorragend zu uns gepasst ", sagt er.
Es gibt eine gute Handvoll Mitarbeiter im Material- und Beschaffungsamt des Verteidigungsministeriums, die sich heute die sich im KMD WorkZone Interact-Tool komplett zuhause fühlen. Zwei der Mitarbeiter sind sogar so gut geworden, dass sie bereits zwei neue Digitalisierungsprojekte im Amt gestartet haben, bei denen sie einfache Lösungen nach den gleichen No-Code-Grundprinzipien konfigurieren müssen."

Der Hauptzweck des Projekts war es, es für die Bürger smart und ansprechend zu machen, sich für die Zulassung zum Militärdienst zu bewerben. In der nächsten Phase sollen Daten aus den Antragsformularen automatisch in unser professionelles System übertragen werden. Wir haben damit begonnen. Wir könnten diesen Schritt nicht gehen, wenn wir uns nicht zuerst darauf konzentriert hätten, manuelle Arbeitsgänge durch digitale zu ersetzen. Das Projekt war also eine Voraussetzung für die weitere Digitalisierung", sagt Thomas Sunrise Nissen.

Schnelle Lösungen und leise Telefone

Für Morten Crone Juster hat das Prinzip der Konfiguration gegenüber der Entwicklung mit Code den praktischen Vorteil, dass es vom Gedanken zum Handeln kürzer ist." Wenn ich eine Bitte um eine Anpassung im Webformular habe, klopfe ich an Thomas' Tür und es ist Minuten später behoben. Wir müssen nicht zuerst eine Anfrage bei einem Lieferanten erstellen, Ressourcen zuweisen und so weiter. Wir machen es sofort", sagt er und schließt mit den Worten: "Ich höre heute nie mehr etwas von jungen Leuten. Ich habe das oft schon einmal gemacht, wenn etwas im Bewerbungsprozess ärgerte. Ich nehme das als Zeichen dafür, dass wir mit der neuen Lösung alles richtig gemacht haben. Wir erhalten viele Bewerbungen für den Militärdienst, also haben wir das, wofür wir gekommen sind."